Hoy en día en las empresas con atención al público existen muchas alternativas de contacto con los clientes: presencial, telefónica o Internet. Sin embargo la atención personal es la preferida por la mayoría de los clientes, y la que muchas veces determina el éxito de las gestiones a la hora de captar o mantener a los clientes de la oficina.
Mantener la cartera de clientes actuales y ofrecerles nuevos servicios siempre es un negocio rentable para cualquier oficina de una empresa
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Reducir los tiempos de espera y eliminar las colas genera, tanto en el cliente como en su plantilla, una percepción muy positiva de la entidad permitiendo crear un ambiente óptimo y organizado de servicio al cliente.
Conocer datos como: las horas de mayor afluencia de clientes, los empleados más demandados, los tiempos de atención, los tiempos de espera, y la cantidad de clientes atendidos por cada empleado, permite optimizar los recursos para potenciar una mejora de la calidad del servicio, lo que se traduce en un incremento de los beneficios generados por la oficina.
El Sistema de Gestión de Espera TurnoGes proporciona a las empresas las herramientas más eficientes para gestionar y optimizar los recursos destinados a la atención al cliente, consiguiendo, a su vez, una espera sea mas placentera.
TurnoGes es un sistema de Gestión de Turnos y Direccionamiento de Personas diseñado para gestionar y regular las colas que a menudo se producen en las oficinas de atención al público.
Este sistema pretende agilizar la atención al cliente, informarle y conducirle al empleado disponible o elegido, y hacerle la espera más cómoda. En todo momento, el estado de la cola será visible en una pantalla destinada a tal fin, y se avisará del avance de los turnos mediante voz digitalizada.
El proceso de Turnoges:
1. La Persona coge un ticket donde se indica el servicio solicitado y su turno.
2. Toma asiento y espera cómodamente a ser llamado.
3. Cuando su turno aparezca en pantalla, se dirige al lugar de atención.
El motor del sistema se ocupa de gestionar las comunicaciones con los terminales virtuales, con el dispensador de ticket y con las pantallas multimedia, además de ocuparse de la administración de la Base de Datos MySql, en la que se almacenan datos de los números dispensados a los clientes para luego recuperarlos, llamarlos y efectuar el seguimiento de los mismos (grabación de la hora de emisión, la de atención, la de cierre, etc.), tiempos de atención, tiempos de espera y actividad de las mesas, de tal manera que se pueden consultar datos estadísticos del funcionamiento de las colas.
Mediante las herramientas de configuración, se pueden establecer los parámetros generales de funcionamiento del sistema así como todos los parámetros de funcionamiento de los dispositivos (dispensador, las pantallas multimedia, asignación de display de puestos, terminales virtuales y tipo de servicio a cada estación de trabajo o usuario.
Permite modificar la configuración de la forma de atención dependiendo de la mayor o menor afluencia de clientes, además de informar, mediante alertas en tiempo real, a los responsables sobre el incumplimiento de la calidad de atención.
El módulo de estadísticas permite conocer datos como: las horas de mayor afluencia de clientes, los empleados más demandados, los tiempos de atención, los tiempos de espera, y la cantidad de clientes atendidos por cada empleado, permite optimizar los recursos para potenciar una mejora de la calidad del servicio, lo que se traduce en un incremento de los beneficios generados por la oficina.
Con este sistema se aumenta la calidad de servicio al crear ambientes de espera cómodos y relajados, donde el cliente puede permanecer sentado, informado en todo momento y con la seguridad de ser atendido de forma personal. La llamada le encaminará hasta el puesto de atención y mientras tanto será dueño de su tiempo.
Los empleados de la entidad percibirán un único Cliente al que atender y mantienen el control sobre la atención al cliente en todo momento, además de que el trabajo de atención se distribuye de forma equitativa entre todos los empleados.
En conclusión se obtienen las siguientes ventajas:
1. Mejora de la imagen de la entidad.
2. Aumenta la calidad de atención al público.
3. Se consigue mas fluidez y orden de las zonas de espera.
4. Se evitan situaciones incomodas que se presentan durante la espera.
5. Mejorar la planificación y rentabilidad de los recursos humanos dedicados a la Atención.